Goede onboarding van werknemers

Wat is de betekenis van onboarding?

Er zijn verschillende definities terug te vinden van het begrip onboarding. In essentie is onboarding het proces waarin nieuwe werknemers begeleid worden en zij geholpen worden om te wennen aan hun nieuwe baan op het gebied van gedrag, prestaties en sociale verwachtingen. De letterlijke betekenis van onboarding is ‘aan boord stappen’.

Het belang van een goede onboarding

Effectieve onboarding verhoogt de productiviteit, betrokkenheid, retentie en omzet. Het tegenovergestelde is waar in het geval van ineffectieve onboarding. Een succesvol onboardingstraject maakt de kans groot dat de werknemer een positieve ervaring heeft en dit deelt met zijn netwerk. Dit zorgt weer voor een positief effect op de reputatie van de organisatie als aantrekkelijke werkgever

Een zeer goede onboarding zorgt ervoor dat meer nieuwe medewerkers aan de verwachtingen voldoen en dat zij langer bij de organisatie blijven. Daarnaast blijkt dat medewerkers sneller productief zijn en zij door goede onboarding meer betrokken zijn bij de organisatie en hun rol.

Cijfers

Het belang van onboarding kan niet worden onderschat, aangezien maar liefst 64% van de medewerkers geneigd is om binnen het eerste jaar een nieuwe baan te zoeken als hun onboarding ervaring negatief is. Uit recente statistieken blijkt dat slechts 52% van de medewerkers tevreden is met hun onboarding ervaring. Wanneer er sprake is van een kwalitatief onboardingstraject, is er een indrukwekkende verbetering van 82% in de retentie van nieuwe werknemers en een aanzienlijke stijging van de productiviteit met meer dan 70%. Organisaties met een effectieve onboarding hebben 33% meer werknemers die zich betrokken voelen in vergelijking met organisaties met een ineffectieve onboarding. 62% van de medewerkers die een onboarding programma hebben gevolgd, behalen hun doelstellingen in het eerste jaar, tegenover 17% van de nieuwe medewerkers zonder onboarding programma. Zoals je ziet liegen de cijfers er niet om. Het laat zien hoe belangrijk een effectief onboardingstraject voor organisaties is.

Wat komt er kijken bij een goede onboarding

Een goed onboardingsprogramma neemt flink wat tijd in beslag. Dus niet slechts één dag, maar dagen, weken en soms zelf maanden. Wanneer je een onboardingsbeleid wilt opstellen of je huidige onboardingsprocessen wilt verbeteren is het verstandig om te kijken naar de theorie van de 4 c’s van onboarding. Deze bestaan uit de volgende begrippen die we hieronder zullen toelichten: compliance, clarification, culture en connection.

Compliance

‘Compliance’ is als het ware het laagste niveau. Dit niveau omvat het wegwijs maken van nieuwe medewerkers op het gebied van regels, voorschriften en procedures. Vertaald naar het Nederlands zou het woord ‘compliance’ neerkomen op naleving. Belastingformulieren, inloggegevens, het aanmaken van een e-mailaccount en toegangspasjes zijn een aantal voorbeelden hiervan. Deze zaken zijn van groot belang voor een goed verloop van de eerste werkdag van een werknemer.

Clarification

‘Clarification’ of verduidelijking, verwijst naar het feit dat medewerkers hun nieuwe rol en alle bijbehorende verwachtingen begrijpen. Het is belangrijk dat een nieuwe medewerker snapt wat de inhoud van zijn functie is. Wat wordt er van hem of haar verwacht en wat mag hij/zij van zijn collega’s en manager verwachten? Om deze c goed tot uitwerking te laten komen kan men bijvoorbeeld een functieomschrijving aan de werknemer overhandigen.

Culture

‘Culture’ is een brede categorie, dit omvat het leren van de nieuwe cultuur. Hierbij hoort de missie en visie van de organisatie en de formele en informele normen en waarden. Het is van belang dat de nieuwe medewerker de cultuur van de organisatie leert kennen. Maakt de organisatie gebruik van een weekstart, hoe zien de pauzes eruit, wat is de manier van communiceren, zijn er bedrijfsuitjes? Dit zijn aspecten waar de werknemer de cultuur van de organisatie in terug kan zien. Wanneer een medewerker zich niet kan vinden in de organisatiecultuur, zal hij minder snel geaccepteerd worden door collega’s, dit kan zorgen voor een verlaagde effectiviteit.

Connection

‘Connection’, in het Nederlands connectie, verwijst naar relaties en het opbouwen van netwerken. De HR-literatuur noemt deze bouwsteen de belangrijkste van de vier. Wanneer er te weinig aandacht wordt geschonken aan deze ‘c’ kan dit resulteren in onzekere en gestreste nieuwe werknemers. Het is van belang dat medewerkers zich geaccepteerd voelen door hun collega’s. In dat geval durven zij vragen te stellen en meer risico’s te nemen. Voorbeelden van het implementeren van deze ‘c’ zijn; het aanstellen van een ‘buddy’ voor de nieuwe werknemer en kennismakingsgesprekken met collega’s en/of klanten.

Check back

Wanneer je deze 4 c’s hebt geïmplementeerd in je onboardingsbeleid is er nog een 5e ‘c’ die vaak vergeten wordt. We hebben het hier over de check back. Tijdens het onboardingsprogramma is het belangrijk dat er regelmatig een evaluatie plaatsvindt. De eerste evaluatie kan al plaatsvinden aan het eind van de eerste introductiedag. Maar ook na twee weken en vervolgens na een maand is het zinvol de medewerker om feedback te vragen. Het programma mag dan weloverwogen in elkaar zijn gezet, het gaat er uiteindelijk om hoe de nieuwe collega de gang van zaken ervaart. Door middel van deze feedback kan je het onboardingstraject blijven evalueren en indien nodig aanpassen.