Werk na de coronacrisis: ‘Kantoorkriebels of kantoorvrees?’

Dat de pandemie zijn stempel achter heeft gelaten op onze samenleving, is dus niet enkel zichtbaar in onze fysieke, maar ook mentale gezondheid. Angst, depressie, onzekerheid, eenzaamheid en stress groeiden langzaam maar zeker. In de wereld van werk heeft met name de continu veranderende werksituatie en de bijbehorende onzekerheid bijgedragen aan mentale onrust. Het risico hiervan is dat de stressreacties als gevolg van de hierboven genoemde punten overgaan in ernstige, langdurige klachten of eventueel langdurige uitval. Om ervoor te zorgen dat de overgang terug naar het kantoor soepel verloopt en de kans op stressreacties gering blijft, zijn er diverse mogelijkheden voor werkgevers. De opties die in dit artikel aan bod zullen komen, zijn bedoeld als leidraad voor het hybride of volledig thuiswerken bij toekomstige, soortgelijke (nood)situaties.

Facilitaire randvoorwaarden

Veel bedrijven hebben het hybride werkenomarmd, waarbij een gedeelte op kantoor en een gedeelte vanuit huis gewerkt wordt. Hoe de balans ook is ingericht, de veiligheid van de werknemers is erg belangrijk. Het gaat hier dan in het bijzonder om de gezondheid van de werknemers. De kantooromgeving veiliger maken kan bijvoorbeeld al door desinfecterende handgel beschikbaar te blijven stellen en gebruik te maken van een zogeheten ‘smart’ schoonmaakbeleid. Dit betekent dat er een beleid of procedure is over hoe de werkomgeving schoongemaakt wordt. Er kan bijvoorbeeld ervoor gekozen worden om alleen de gebruikte plekken te ontsmetten, door het inzetten van ‘used’ en ‘not used’ kaarten of bordjes. Zo wordt de plek enkel na gebruik ontsmet en kan men kosten besparen terwijl het kantoor wel hygiënisch blijft.

Een tweede aandachtspunt is de thuiswerkplek. Sinds corona is het thuiswerken vrij normaal geworden en daarom is een veilige werkplek thuis net zo belangrijk geworden als op kantoor. Door te voorzien in een ergonomische werkplek en een check te doen bij werknemers hoe de thuiswerkplek eruit ziet, is het mogelijk om een inschatting te maken van eventuele risico’s. Daarover in gesprek gaan, biedt de gelegenheid om te kijken naar eventuele risico’s en voorzieningen.

Vitaliteit

Vitaliteit is een breed onderwerp, wat op diverse manieren verwerkt kan worden in beleid, afhankelijk van wat aansluit op de normen en waarden van zowel werkgever als werknemer. Het stimuleren van vitaliteit is in situaties als deze belangrijk in het kader van betrokkenheid, veiligheid en het bevorderen van zowel de fysieke als mentale gezondheid.  

Op kantoor kan er veel gedaan worden om de kantoorvrees positief te beïnvloeden. Zo kunnen er sportdagen of wandeltochten georganiseerd worden, maar het kan ook iets kleiner beginnen. Het belangrijkste is om handvatten aan te bieden. De regie mag hierbij aan werknemers gegeven worden.

Wandelgroepjes tijdens de pauze, vers fruit op kantoor en sportmiddelen op kantoor waar iedereen gebruik van kan maken, stelt de werknemers in de gelegenheid om aan hun eigen vitaliteit te werken.

Daarnaast is er nog het mentale aspect van vitaliteit, dat heeft betrekking op hoe men in zijn of haar vel zit en zich vitaal voelt. Het risico van langdurig constant thuiswerken is een zekere mate van eenzaamheid, door bijvoorbeeld het gebrek aan connectie met de collega’s. Nu werknemers weer naar kantoor komen, is er een kans om meer te focussen op het herstellen van die connecties. Dat kan bijvoorbeeld door de gezamenlijke dagstart, werkgroepen en face-to-face overleggen. Het kan ook grootser aangepakt worden, door te onderzoeken waar de werknemers gelukkig van worden en of dat realistische wensen zijn.

Communicatie en verbinding

Naast het zorgdragen voor een goede basis rondom het hygiënebeleid en vitaliteit, is het bovendien relevant om na te gaan of alle richtlijnen rondom hybride werken en het thuiswerken helder zijn. Neem medewerkers actief mee in de besluitvorming of terugkeer naar het kantoor noodzakelijk is en welke voorwaarden er zijn. Voor de bevordering van de besluitvorming zijn er diverse mogelijkheden, zoals het benoemen van een aanspreekpunt of bijvoorbeeld een RTO Team (Return To The Office Team). Zij kunnen ondersteunen bij het up-to-date houden van het intranet, het opstellen van een stappenplan rondom gezondheid en veiligheid of het organiseren van informatiesessies. Wees helder in wie de vertrouwenspersoon is in de organisatie en zorg voor bewustwording rondom de opties voor mentale steun (zoals er voor corona een hulplijn voor coronazorgen is).

Ongeacht de keuzes, wees in alle gevallen zo transparant mogelijk en geef het juiste voorbeeld op het door middel van respectvolle, open communicatie. Deze voorbeeldrol helpt bij het waarborgen van optimale prestaties, effectieve samenwerking en onderlinge communicatie.

Het is belangrijk om bij het besluit, stil te staan dat structurele betrokkenheid en regelmatige reflectie bijdragen aan het succes van het beleid. De initiatieven van het beleid dienen niet alleen bij te dragen aan de rol die de werkgever wil aannemen, maar dienen tegelijkertijd zowel toegankelijk als uitvoerbaar te zijn en aan te sluiten bij de behoeften van de medewerkers.